10) L'addetto stampa come il critico ...

Si tratta di un gioco di parole ovviamente, ma che per certi versi è una metodologia di lavoro (che in prima persona mi coinvolge, ho una laurea in lingue e letterature straniere ad indirizzo fiflologico letterario).

Analizzare accuratamente tutti i materiali informativi, estrarne i contenuti più interessanti, valorizzarne gli aspetti per creare una notizia non è un lavoro da poco! E, altro aspetto importantissimo, leggere e studiare la rassegna analizzandone anche le virgole per capire se vi sono punti di critica (talvolta velati), diventa il lavoro di riorganizzazione dei materiali.

Catalogare i materiali con ordine e soprattutto una logica generale, non è cosa da poco. Non dimentichiamoci che alla rassegna e all'archiviazione dei documenti prodotti deve poter accedere chiunque ... sia interno che esterno alla struttura.

Abbiamo voluto enfatizzare l'aspetto dell'analisi, ma sicuramente è uno degli elementi su cui prestare sempre attenzione. Studiare, organizzare e riportare le informazioni non è affatto semplice se si vuole lavorare con attenzione: studiare la comunicazione in funzione del destinatario chiunque esso sia.
Personalizzare la comunicazione è sempre importante, senza scivolare in "perdite di tempo".

5) La rassegna dell'addetto stampa

Un altro importante compito dell'addetto stampa è quello di raccogliere e catalogare le informazioni uscite sui media (giornali, tv, siti web, ecc.) per avere una rassegna sempre organizzata e strutturata.


Rassegna organizzata e strutturata significa avere i dati di riferimento (es. testata, data, foglio, pagina) per poter reperire in qualsiasi momento i documenti.
Raccogliere quindi tutti gli articoli, segnalazioni, informazioni che vengono scritte in merito all’azienda/prodotto/servizio e catalogarle con i dati di riferimento per semplificare un eventuale recupero dell’articolo qualora ne servisse copia. E, soprattutto per organizzare e strutturare una valorizzazione dell'Immagine.
Anche i siti web stanno diventando strumenti sempre più importanti per gli addetti stampa, il numero di lettori è molto alto ed il mezzo di collegamento è estremamente veloce (si tratta infatti di un click).

4) L'addetto stampa ha anche il ruolo di accrescere l'immagine

Accrescere l’immagine di un prodotto/progetto/servizio/azienda significa lavorare per costruire e valorizzare l’opinione delle persone sullo stesso attraverso metodologie e documenti (presentati in ordine sparso):
- Seguire l’agenzia di grafica che si occupa dell’Immagine coordinata;
- supportare e coordinare fotografi e cineoperatori;
- catalogare i materiali per creare l’archivio aziendale;
- inserire didascalie e note ai vari elementi;
- focalizzare l’attenzione su elementi forti dell’azienda e analizzare i punti deboli per essere sempre preparati a qualsiasi attacco/critica;
- aggiornare il sito web sezione notizie;
- aggiornare il sito web sezione rassegna stampa;
- aggiornare il sito web sezione comunicati stampa;
- controllare tutti i testi che escono;
- contattare costantemente i giornalisti per aggiornarli su novità, iniziative, eventi;
- focalizzare l'attenzione su un aspetto e cercare di mantenere sempre il "focus" su quell'aspetto;


Oltre, naturalmente a creare i documenti necessari per la diffusione della stessa. Naturalmente parliamo di documenti testuali ... gli aspetti grafici verranno gestiti da esperti.

7) Comunicare = scambiare messaggi vincenti

Come sintetizza ottimamente Balboni Parole comuni culture diverse, Marsilio, Venezia, 1999, p.25, comunicare vuol dire “scambiare messaggi vincenti”.

Se pensiamo quindi alla comunicazione in questa accezione, e analizziamo i tre elementi, ci renderemo conto, come esplicitato in F. Anzalone, F. Caburlotto, Comunicare in rete l'usabilità, Milano, Lupetti, 2002:

• scambiare: la comunicazione è sempre bidirezionale o pluridirezionale; l’etimologia della parola (da communicationem, deverbativo di communicare) indica la condivisione di qualcosa con qualcuno, lo scambio, che inizialmente aveva connotazioni materiali, ma che in seguito è diventato sempre più astratto. Lo stesso Balboni (1999, p. 24) commenta:
La maggior parte della comunicazione è dialogica, ma anche quando è monologica, come in una conferenza, il conferenziere che sa comunicare tiene molto in considerazione il feedback dato dal sorriso degli ascoltatori […] il saggista che sa scrivere si pone il problema della chiarezza concettuale ed espositiva che facilita il compito del lettore […];

• messaggi: il messaggio può essere inteso come l’unità di misura della comunicazione; questa è formata da contenuti verbali e
non verbali, da rappresentazioni grafiche e iconiche, nonché da elementi audio e video;

ed infine,

• vincenti: non si comunica solo per il piacere di farlo, ma per raggiungere degli scopi, siano essi commerciali, scientifici, sentimentali e così via. Balboni (1999, p. 25) sostiene infatti: Si comunica per raggiungere effetti pragmatici ben precisi; nella comunicazione aziendale, “vincere” significa far prevalere il proprio punto di vista […]. In quella accademica si comunica per veder accettato e apprezzato il proprio impianto […]. Nelle istituzioni internazionali si comunica per far prevalere la visione “politica” in senso lato del proprio paese […].

Partendo da questo presupposto, sarà più semplice iniziare a pinaificare la comunicazione e ad organizzarla secondo aspetti precisi.

3) Costruire e veicolare l'informazione significa

Progettare e realizzare documenti ed eventi personalizzati in base al target di riferimento.
Fondamentale nel lavoro della diffusione delle informazioni pensare al DESTINATARIO delle stesse. Analizzare, conoscere e interpretare gli interessi del destinatario significa strutturare un'informazione in modo mirato ed efficace.
Non è importante ciò che si vuole trasmettere, quanto ciò che capisce il destinatario della nostra comunicazione. Se il messaggio non arriva in modo corretto, significa che la comunicazione è sbagliata!

Quindi:
Primo passaggio fondamentale per un bravo comunicatore è quello di analizzare e pianificare con obiettivi comunicativi precisi la propria comunicazione.

- Creare i documenti necessari alla diffusione della stessa che, a seconda del destinatario, saranno strutturati con precise caratteristiche. Ad es.:
COMUNICATO STAMPA
CARTELLINA DI PRESENTAZIONE
MATERIALE INFORMATIVO (cartaceo e/o multimediale)
PRESENTAZIONI
CARTELLA STAMPA
NEWSLETTER

- Organizzare eventi. Ad es.:
CONFERENZE STAMPA
EVENTI TEMATICI
CONVEGNI
CENE
PRANZI
INCONTRI PER GLI SPONSOR

2) L'ufficio stampa - chi, cosa, come, quando e perché

L’UFFICIO STAMPA E RELAZIONI ESTERNE

Chi, cosa, come, quando, perché

E’ l’ufficio che si occupa di costruire e veicolare la comunicazione ai media e al pubblico/clienti/investitori, che si prefigge di accrescere l’Immagine del servizio/prodotto/azienda, che raccoglie tutte le informazioni che vengono presentate dai media e non, le analizza e le valuta (intervenendo laddove necessario).

All’interno dell’ufficio stampa ci sono: responsabile ufficio stampa e addetti stampa. Il responsabile dell’ufficio stampa ha il compito di pianificare e coordinare gli addetti stampa, oltre che di supervisionare ciò che gli addetti producono e di approvarlo/rieditarlo. Il responsabile ufficio stampa è ovviamente responsabile delle informazioni che vengono diffuse.

Costruire e veicolare l’informazione significa:

- Creare i documenti necessari alla diffusione della stessa che, a seconda del destinatario, saranno strutturati con precise caratteristiche. Ad es.:
COMUNICATO STAMPA
CARTELLINA DI PRESENTAZIONE
MATERIALE INFORMATIVO (cartaceo e/o multimediale)
PRESENTAZIONI
CARTELLA STAMPA
GESTIRE UNA NEWSLETTER

- Organizzare eventi. Ad es.:
CONFERENZE STAMPA
EVENTI TEMATICI
CONVEGNI
CENE
PRANZI
INCONTRI PER GLI SPONSOR

Accrescere l’immagine aziendale significa:

- Seguire l’agenzia di grafica che si occupa dell’Immagine coordinata, supportare e coordinare fotografi e cineoperatori; catalogare i materiali per creare l’archivio aziendale; inserire didascalie e note ai vari elementi; focalizzare l’attenzione su elementi forti dell’azienda e analizzare i punti deboli per essere sempre preparati a qualsiasi attacco/critica. Oltre, naturalmente a creare i documenti necessari per la diffusione della stessa.


Raccogliere le informazioni uscite per avere una rassegna sempre organizzata e strutturata. Raccogliere quindi tutti gli articoli, segnalazioni, informazioni che vengono scritte in merito all’azienda/prodotto/servizio e catalogarle con i dati di riferimento per semplificare un eventuale recupero dell’articolo qualora ne servisse copia.


L’ufficio stampa si occupa quindi di creare comunicati, testi informativi, presentazioni, creare notizie, aggiornare il database contatti con una dettagliata catalogazione di tutti i referenti; si occupa di organizzare conferenze stampa, incontri con la stampa; verificare tutte le informazioni, dati, commenti dei vertici per avere sempre aggiornati tutti gli elementi da diffondere; relazionarsi con sponsor, gestire le relazioni esterne, presenziare ad eventi, inaugurazioni, incontri sociali; coltivare contatti e caprine il valore e il possibile collegamento in caso di necessità.

6) L'addetto stampa ha il ruolo di ... e la responsabilità di ...

L'addetto stampa ha quindi il ruolo di comunicatore privilegiato con i media e riconosciuto come tale all'interno della struttura per cui lavora/collabora.

Deve essere in grado di organizzare e gestire: conferenze stampa, gestire un "House organ" o una "Newsletter", produrre un documentario o una brochure o qualsiasi altro materiale in grado di trasferire informazioni al pubblico, sia utilizzando i mezzi cartacei sia quelli multimediali.
Naturalmente tutte le informazioni dovranno essere verificate e corredate da commenti degli alti vertici, con cui l'addetto stampa è sempre a stretto contatto.

E non dimentichiamo l'importante compito di raccogliere, archiviare e monitorare tutte le notizie e informazioni pubblicate dai mass media. Un ruolo, anche questo molto delicato, poiché necessità di competenze critiche e analitiche per l'analisi e la valutazione delle uscite. In altre parole, significa saper intervenire in caso di notizia errata o critica e sapersi congratulare in caso di notizia positiva e corretta.
Anche in questo caso, saranno fondamentali le note da inserire nel Database contatti.

8) L'addetto stampa deve conoscere l'argomento ...

Punto di partenza FONDAMENTALE, dal quale non deve prescindere nessun addetto stampa è la conoscenza dell'argomento.

E con argomento si intende tutto ciò che fa parte della realtà che comunica.
Innanzitutto è necessario reperire il maggior numero di informazioni sul tema trattato: conoscere tutto ciò che fa parte di questa realtà per essere in grado di trasmettere informazioni corrette e chiare.
E' un lavoro riflessivo e critico che permette all'addetto stampa di essere professionale e, quindi, credibile per i giornalisti.
Fondamentale diventa il riuscire a corredare le informazioni con daticompleti e corretti le notizie.

1) Lezioni per addetto stampa

Questo Blog nasce con una serie di lezioni dedicate alla Comunicazione sia online che offline con particolare attenzione alla figura dell'addetto stampa.
In questo blog verranno aggiornati i materiali delle lezioni, verranno condotte delle interviste, verranno valutati strumenti e perché no, dato e richiesto qualche consiglio di lavoro.

L'idea nasce da una serie di lezioni che sono state condotte fino ad oggi da Francesca Anzalone, sia in ambito universitario che in ambito aziendale, con l'obiettivo appunto di supportare e di creare figure professionali in grado di gestire un ufficio stampa (principalmente in ambito culturale).

Pertanto, per un corretto e proficuo uso didattico del BLOG si invita a seguire l'ordine numerico delle lezioni e soprattutto ad utilizzarlo insieme alle slide.

Il Blog, naturalmente non vuole essere un monologo, ma un dialogo costante non solo con studenti, ma anche con professionisti ... per confrontarsi, per condividere la propria esperienza, per collaborare in modo costruttivo e ... soprattutto ... per utilizzare la rete quale ambiente di collaborazione.

Buona lettura e a presto!