Ufficio stampa e Digital PR - Dal comunicato stampa alle News Release parte #2

Il comunicato stampa si evolve, prende nuove forme e si arricchisce di informazioni in un'area appositamente progettata e costantemente aggiornata: parliamo della Press Area Online. 

La cartella stampa ... 2.0

La cartella stampa è uno degli strumenti che ha a disposizione l'ufficio stampa per trasmettere ai giornalisti le principali informazioni sul progetto, l'evento, l'azienda, i prodotti, le novità. Può anche essere usata come presentazione per far conoscere l’impresa a dipendenti, clienti, fornitori, partner, sponsor.

Generalmente la cartella stampa è composta da: presentazione del progetto, dell'evento, profilo aziendale, storia dell’impresa, organigramma, pagina con i dati, lavori realizzati, progetti in corso, piani per il futuro, dichiarazioni della dirigenza e testimonianze di clienti soddisfatti. Naturalmente in base al luogo in cui viene distribuita, o in base alla tipologia di giornalista, vengono scelte alcune parti piuttosto che altre.

Anche la cartella stampa come il comunicato può rivelarsi un prezioso strumento di marketing e promozione su quotidiani e riviste di settore.Ma anche trasmessa attraverso i social network diventa uno strumento di divulgazione e di promozione davvero efficace.

In occasione di meeting, manifestazioni, eventi, fiere, conferenze stampa, la cartella stampa viene distribuita ai giornalisti oppure può essere inviata via posta o via mail. Naturalmente stiamo parlando anche di 2.0, quindi ricordiamo che tale cartella completa potrà essere posizionata in una Press Area online con collegamenti media come il canale Youtube dell'azienda o del progetto, i collegamenti alle interviste (opportunamente preparate e caricate online), i collegamenti alle fotografie su Flickr organizzate per TAG e quindi facilmente raggruppabili in differenti argomenti. Naturalmente, tutti i collegamenti per gli approfondimenti e le notizie legate a ciascun aspetto. Ma la stessa cartella stampa può essere "raccontata" attraverso TAG, tweet che utilizzano il linguaggio di Twitter ovvero con #argomento e @personadacoinvolgere ... e così su Facebook attraverso Note oppure coinvolgendo le persone, creando eventi aperti ... questi modi di "raccontare", coinvolgere e presentare sono elementi chiave del web 2.0.

La cartella stampa diventa quindi uno strumento di lavoro, di approfondimento, modulare, da strutturare secondo le esigenze.

Qualche consiglio ...

Non dimenticate di inserire sempre la data dell'ultimo aggiornamento della vostra cartella stampa, altrimenti non si capiranno i dati. E' fondamentale la precisione e l'accuratezza nella presentazione. Ma soprattutto il messaggio da trasmettere. Le storie, le idee, ciò che è alla base del lavoro, del progetto, degli obiettivi è sempre molto coinvolgente. E i giornalisti sono sempre alla ricerca di storie nuove da proporre.

Che cos'è un ufficio stampa online?

Un ufficio stampa online è l'implementazione di un ufficio stampa tradizionale che, grazie ad Internet e agli strumenti ad esso correlati, permette una divulgazione delle informazioni in maniera amplificata.

Naturalmente per utilizzare al meglio queste possibilità è necessario conoscere il mezzo di comunicazione e gli strumenti ad esso correlati.

1) Sito o Press Area: sicuramente la base di partenza prima di qualsiasi attività è quella di identificare le necessità. Questo significa capire se ho bisogno di uno spazio dedicato ad un singolo argomento, oppure se voglio creare una vetrina della mia attività in cui dare spazio alle varie iniziative. Entrambe le scelte sono corrette.
Il sito può rappresentare la soluzione migliore per mettere in evidenza un progetto, un servizio o un prodotto. L'importante è l'aggiornamento costante. E' più impegnativo a livello di risorse ma efficace da un punto di vista di marketing. Qui, infatti, il target è veicolato ad un solo argomento.

2) Sempre legato all'Ufficio stampa online, ottima risorsa sono i feed RSS o flussi RSS, questi dati (nella maggior parte parliamo di xml) permettono al lettore di leggere comodamente le informazioni (si possono sottoscrivere anche via email) e soprattutto creano nella logica web 2.0 l'interoperabilità e l'interscambiabilità delle informazioni. Tali flussi possono essere "raggruppati" per argomento e quindi essere recuperati in una pagina costantemente aggiornata da fonti esterne. La comodità dei feed RSS è la sottoscrizione. Ci si può iscrivere via mail e a distanza di poco disiscrivere se il contenuto non interessa più. L'operazione è immediata, non viene gestita tramite mail, ma semplicemente da comandi. E' quindi consigliato dotare il proprio sito/press area di Feed RSS ben visibili.

3) Canale YouTube, ormai fondamentale per la visibilità online, e per la distribuzione delle informazioni visive. Sicuramente consigliato, sia per la capacità di tagging che per la potenziale visibilità attraverso uno strumento molto utilizzato. Sempre più spesso si ricorre a filmati, video, per la promozione di un servizio/prodotto/presentazione; è un sistema facile, veloce e sicuramente di grande impatto emozionale. E' lo strumento che più si avvicina ad un mezzo che conosciamo, la TV e quindi, grazie anche alla velocità di banda e ai compter sempre più potenti riusciamo a sfruttare appieno.

4) Social Network, ormai fondamentali per potenziare la cassa di risonanza, per avvicinare nuovi contatti, per promuovere eventi/servizi/prodotti, divulgare comunicati stampa, dialogare con i propri contatti. Tra questi sicuramente Facebook, Twitter, Flickr ... ottimi per la capacità di aggregazione e di interoperabilità. Quindi, fondamentale nella struttura online il collegamento automatizzato per la pubblicazione/divulgazione delle informazioni. Naturalmente, consiglio di creare gruppi e canali dedicati esclusivamente all'argomento con creazione evento/inviti/messaggi destinati ad una rete precisa di contatti.

5) Press Media, il nostro sito press diventa addirittura Media con l'inserimento di Video e Foto per supportare le attività, comunicazione, e comunicazioni stampa. Flickr è sicuramente un altro alleato dell'addetto stampa online. Su questo social si possono caricare le foto, organizzarle al meglio con archivi, set, tag, ed anche in questo caso per interoperabilità e interscambiabilità si possono creare argomenti prendendo da risorse esterne al nostro canale.

Attenzione: l'interscambiabilità è una risorsa davvero efficace. L'importante è riportare sempre la fonte.

Alcuni consigli pratici e di buon senso :-)
Prima di tutto, fare una rassegna di quelle che sono le necessità reali del servizio che si offre. Sappiamo di poter proporre il massimo, ma se poi di questo serve il 58% è un peccato. Meglio iniziare per step (senza sentirsi troppo grandi/bravi/esperti) proponendo quello che riteniamo essere utile ed efficace per la prima parte del lavoro. Il piano di comunicazione a medio/lungo termine ci permetterà di inserire tanti strumenti step by step.
Quindi: 1) Carta e penna e iniziamo ad analizzare l'argomento. 2) Identifichiamo le necessità reali e segnamole. 3) Accanto ad ogni necessità uno strumento/un'informazione/un'attività. 4) Progettazione della Press Area o del sito. 5) Sviluppo del lavoro. 6) Segnamo nel piano di comunicazione possibili implementazioni/attività.
Il cliente sarà sicuramente soddisfatto, capirà il lavoro che stiamo proponendo, non si spventerà, ma vedrà un lavoro in crescita :-D