Il Database, la Newsletter e la Contact list – come organizzare, gestire e tenere aggiornato il proprio elenco contatti

Accrescere i propri contatti, il proprio indirizzario e aggiornalo è uno dei compiti principali dell'Ufficio stampa

Maggiore è l'indirizzario, più profilato è l'elenco, maggiori saranno i risultati della propria attività. Ma procediamo con ordine:

1) Creare il proprio indirizzario e il proprio database è fondamentale per l'organizzazione del lavoro. Il Database/indirizzario permette di avere sempre sotto controllo i riferenti ai quali inviare la comunicazione.


Perché parliamo di database? Perché sarà più facile condurre delle ricerche per argomento, sarà più facile esportarlo in altri formati; sarà più facile condividerlo; sarà più facile stampare le etichette e impostare delle macro che permettano l'invio automatizzato.

2) Come faccio a costruire il mio indirizzario? Innanzitutto dal primo evento/lavoro oppure utilizzando uno strumento a pagamento, che sia tecnologico o cartaceo questo dipende da voi, l'importante è che lo strumento sia affidabile. Come punto di partenza in commercio esistono ottimi prodotti con rapporto qualità/prezzo che fanno al caso vostro, un classico in versione cartacea è l'Agenda del Giornalista, semplice, chiara ad uscita annuale.

3) Ho lo strumento e adesso? Fondamentale è l'aggiornamento indirizzo dei Capo redattori. Piano piano si costruiranno i rapporti con giornalisti, inviati, ecc.

4) Aggiornamento costante significa verificare e mantenere i rapporti con i vostri referenti. Non dimenticate di chiedere loro se hanno piacere ad essere inseriti nella vostra Mailing list. In questo modo il contatto sarà costante e sapranno sempre l'argomento delle vostre attività.

5) L'indirizzario non è fatto solo di giornalisti. Se vi occupate di RP non dimenticate gli ospiti agli eventi, i personaggi "pubblici" della zona, i contatti istituzionali, quelli glamour, quelli culturali, ecc. inseriteli con tutti i riferimenti (e qualche annotazione come gli eventi a cui hanno partecipato) per comprendere appieno i loro gusti e per avere sempre un indirizzario profilatissimo.

Quindi: costruite con attenzione le voci da inserire nel file o DB giornalisti. Potrà essere un file excell ad esempio che potrete utilizzare con filtri e a cui potrete collegare della macro.
Nome, cognome, indirizzo, città, telefono, email, testata, ruolo, area, note (nelle note potrete inserire gli argomenti che lo appassionano, coinvolgono maggiormente).

Con la stessa logica costruite quello della Contact List per gli eventi.

Ognivolta che incontrate una persona ricordate di inserire i suoi riferimenti nel vostro indirizzario. Sarà più facile aggiornarlo costantemente piuttosto che ricostruire da zero.
Anche in questo caso la collaborazione con i colleghi è davvero preziosa.

Buon lavoro!