Comunicato stampa ... essere o non essere?

Il comunicato stampa è lo strumento che permette di inviare l'informazione ai media, fornendo dati e concetti che si desidera divulgare.
Ovviamente come qualsiasi comunicazione che si rispetti ("non è importante ciò che vuoi dire quanto quello che capisce il tuo interlocutore" P. E. Balboni) deve seguire determinati criteri che permettano una comunicazione bidirezionale ... ovvero che il giornalista abbia interesse a ricontattare l'addetto stampa e ad approfondire l'informazione.

Quindi il testo inviato dovrà:
Evitare informazioni inutili;
Contenere all'inizio tutte le informazioni importanti: chi, cosa, come, quando e perché - in altre parole - soggetto, verbo, complemento oggetto, complementi di tempo e luogo, altri complementi; e soprattutto utilizzare la tipica struttura della "piramide invertita".

Fondamentale: il testo deve poter essere tagliato in qualsiasi parte senza perdere il significato e soprattutto deve poter essere personalizzato dal giornalista (anche di settori differenti);

Comunicazione, quindi, mirata ed efficace (Comunicare in rete l'usabilità, Milano, Lupetti 2002), ovvero, testi brevi, linguaggio semplice ed immediato, frasi brevi. Il web, in questo ci insegna moltissimo!

Tempestività, ovvero, fare arrivare la notizia quando il giornalista è in grado di utilizzarla, ovvero tenere sempre davanti uno spechietto con orario di chiusura del numero (se si tratta di un quotidiano), giorno di chiusura della rivista e tempistica (se settimanale e o mensile).

Targetizzazione: la notizia va inviata al giornalista interessato e coinvolto nell'argomento. E' importante che l'addetto stampa organizzi correttamente i propri contatti.

Da non dimenticare: titolo, sommario e foto con didascalie;

FONDAMENTALE: crearsi un prospetto dei contatti a cui si è inviato il materiale il giorno e l'ora. Utilissimo per il recall.

tips & tricks
Controllare sempre le fonti (tutto ciò che viene trasmesso deve essere corretto, sia a livello di contenuti che di forma);
Essere brevi non significa non aver nulla da dire ... significa far perdere poco tempo a chi dovrà leggere ... la bravura sta nella capacità di sintesi;
Strutturare per paragrafi e blocchi di testo - un concetto per paragrafo aiuta a focalizzare il contenuto;
Scrivere sempre in apertura "Comunicato stampa" in grande;
Inserire in calce "per informazioni rivolgersi a Nome, Cognome, Telefono, email, eventuale sito web (con materiale di approfondimento e/o press area)" dell'operatore dell'ufficio stampa;
L'invio del comunicato può essere fatto intorno alle 11:00;
Recall telefonico.

E dopo aver inviato il comunicato è fondamentale un recall telefonico.
L'invio può essere fatto via mail (dopo aver verificato con la segreteria di redazione il referente e l'indirizzo di posta elettronica); ma deve essere seguito da un recall telefonico: i giornalisti ricevono centinaia di email ... ed il rapporto umano è sempre importantissimo!

Un esempio di comunicato stampa