Che cos'è un ufficio stampa online?

Un ufficio stampa online è l'implementazione di un ufficio stampa tradizionale che, grazie ad Internet e agli strumenti ad esso correlati, permette una divulgazione delle informazioni in maniera amplificata.

Naturalmente per utilizzare al meglio queste possibilità è necessario conoscere il mezzo di comunicazione e gli strumenti ad esso correlati.

1) Sito o Press Area: sicuramente la base di partenza prima di qualsiasi attività è quella di identificare le necessità. Questo significa capire se ho bisogno di uno spazio dedicato ad un singolo argomento, oppure se voglio creare una vetrina della mia attività in cui dare spazio alle varie iniziative. Entrambe le scelte sono corrette.
Il sito può rappresentare la soluzione migliore per mettere in evidenza un progetto, un servizio o un prodotto. L'importante è l'aggiornamento costante. E' più impegnativo a livello di risorse ma efficace da un punto di vista di marketing. Qui, infatti, il target è veicolato ad un solo argomento.

2) Sempre legato all'Ufficio stampa online, ottima risorsa sono i feed RSS o flussi RSS, questi dati (nella maggior parte parliamo di xml) permettono al lettore di leggere comodamente le informazioni (si possono sottoscrivere anche via email) e soprattutto creano nella logica web 2.0 l'interoperabilità e l'interscambiabilità delle informazioni. Tali flussi possono essere "raggruppati" per argomento e quindi essere recuperati in una pagina costantemente aggiornata da fonti esterne. La comodità dei feed RSS è la sottoscrizione. Ci si può iscrivere via mail e a distanza di poco disiscrivere se il contenuto non interessa più. L'operazione è immediata, non viene gestita tramite mail, ma semplicemente da comandi. E' quindi consigliato dotare il proprio sito/press area di Feed RSS ben visibili.

3) Canale YouTube, ormai fondamentale per la visibilità online, e per la distribuzione delle informazioni visive. Sicuramente consigliato, sia per la capacità di tagging che per la potenziale visibilità attraverso uno strumento molto utilizzato. Sempre più spesso si ricorre a filmati, video, per la promozione di un servizio/prodotto/presentazione; è un sistema facile, veloce e sicuramente di grande impatto emozionale. E' lo strumento che più si avvicina ad un mezzo che conosciamo, la TV e quindi, grazie anche alla velocità di banda e ai compter sempre più potenti riusciamo a sfruttare appieno.

4) Social Network, ormai fondamentali per potenziare la cassa di risonanza, per avvicinare nuovi contatti, per promuovere eventi/servizi/prodotti, divulgare comunicati stampa, dialogare con i propri contatti. Tra questi sicuramente Facebook, Twitter, Flickr ... ottimi per la capacità di aggregazione e di interoperabilità. Quindi, fondamentale nella struttura online il collegamento automatizzato per la pubblicazione/divulgazione delle informazioni. Naturalmente, consiglio di creare gruppi e canali dedicati esclusivamente all'argomento con creazione evento/inviti/messaggi destinati ad una rete precisa di contatti.

5) Press Media, il nostro sito press diventa addirittura Media con l'inserimento di Video e Foto per supportare le attività, comunicazione, e comunicazioni stampa. Flickr è sicuramente un altro alleato dell'addetto stampa online. Su questo social si possono caricare le foto, organizzarle al meglio con archivi, set, tag, ed anche in questo caso per interoperabilità e interscambiabilità si possono creare argomenti prendendo da risorse esterne al nostro canale.

Attenzione: l'interscambiabilità è una risorsa davvero efficace. L'importante è riportare sempre la fonte.

Alcuni consigli pratici e di buon senso :-)
Prima di tutto, fare una rassegna di quelle che sono le necessità reali del servizio che si offre. Sappiamo di poter proporre il massimo, ma se poi di questo serve il 58% è un peccato. Meglio iniziare per step (senza sentirsi troppo grandi/bravi/esperti) proponendo quello che riteniamo essere utile ed efficace per la prima parte del lavoro. Il piano di comunicazione a medio/lungo termine ci permetterà di inserire tanti strumenti step by step.
Quindi: 1) Carta e penna e iniziamo ad analizzare l'argomento. 2) Identifichiamo le necessità reali e segnamole. 3) Accanto ad ogni necessità uno strumento/un'informazione/un'attività. 4) Progettazione della Press Area o del sito. 5) Sviluppo del lavoro. 6) Segnamo nel piano di comunicazione possibili implementazioni/attività.
Il cliente sarà sicuramente soddisfatto, capirà il lavoro che stiamo proponendo, non si spventerà, ma vedrà un lavoro in crescita :-D

Il comunicato stampa e la divulgazione 4

il comunicato stampa e la divulgazione automatizzata

Nella nostra Press Area in quello che sarà il nostro spazio destinato a comunicati stampa e alle nostre attività non dovranno mancare sistemi automatizzati per la divulgazione delle informazioni. A questo proposito gadget, widget o qualsiasi strumento in grado di diffondere contemporaneamente le informazioni dovrà essere inserito nella nostra struttura online (piattaforma, blog, wordpress, ...).

Si passa quindi ad un nuovo argomento che dovrà essere approfondito costantemente, ovvero l'aggiornamento costante su tutti gli strumenti che ci sono a disposizione per la diffusione delle informazioni. Questo è sicuramente un importantissimo aspetto di chi lavora costantemente con le notizie.

Ed è qui la differenza tra un improvvisato e chi invece gestisce uffici stampa, comunicazione, attività di diffusione delle informazioni. L'aggiornamento costante, la consapevolezza di cosa cercare e di come cercare, la comprensione degli strumenti e l'applicazione degli stessi sarà un aspetto ulteriore di professionalità.

Il comunicato stampa e la divulgazione 3

La divulgazione del comunicato non si ferma solo a blog, siti, gruppi ecc. ma prosegue anche nel web 2.0 ovvero laddove l'interazione è ancora maggiore!

Facebook, Twitter, Myspace, Tumblr, Friendifeed, Flickr, Youtube ...
Molto interessante un articolo postato su VincosBlog in cui viene creata una mappa dei Social più utilizzati, geolocalizzando l'informazione.

Ed è appunto fondamentale prendere in considerazione la geolocalizzazione si tratta di un ulteriore aspetto da approfondire nella divulgazione delle notizie. Sicuramente utile ed importante per la capillarità e l'immediatezza della divulgazione.

Naturalmente in questo caso sarà molto importante il tagging della notizia e del corredo, in maniera tale da renderla facilmente rintracciabile da chiunque voglia informazioni su un determinato argomento.

Il comunicato stampa e la divulgazione 2

Proseguiamo con la divulgazione del comunicato stampa facendo una distinzione tra online e cartacei.

Nella nostra mailing list dovranno esserci sia le redazioni dei giornali cartacei sia quelle online, solitamente non afferiscono allo stesso indirizzo di posta e i referenti sono diversi. Quindi, importante operazione sarà quella di reperire gli indirizzi sia dell'una che dell'altra.
Altro consiglio è quello di ricercare anche siti web afferenti all'argomento. Sempre più spesso i Blog sono un canale fondamentale nella diffusione delle informazioni, anche se alcuni non sono professionali, sono sicuramente molto seguiti, quindi, un ottimo canale di divulgazione.

Quindi, prima della divulgazione, è consigliata un'attenza ricerca online su siti web di riferimento, referenti e opinio leader sull'argomento, Forum, Blog, Gruppi e quant'altro di affine all'argomento trattato.
Non dimentichiamo che Internet è un potente strumento di comunicazione.

Fino ad ora ci siamo concentrati sui canali di diffusione della notizia attraverso un mailing, ricordiamoci che possiamo contare anche su un nostro strumento di diffusione delle informazioni la nostra Press Area o Ufficio stampa online (strumento duttile e costantemente aggiornato che dovrà fornire tutte le informazioni e il corredo come foto, video, approfondimenti ecc.).

Fondamentale inserire la notizia online in un nostro spazio in cui inserire i collegamenti anche di foto, video, approfondimenti, ...

In questo modo le statistiche della nostra Press Area ci supporteranno nella comprensione di quanto la notizia è appetibile e di quanto la nostra attività sta funzionando.

Il Comunicato stampa e la divulgazione 1

Chi, cosa, come, quando e perché? E soprattutto come lo diffondo?

Il Comunicato stampa una volta redatto va anche divulgato, garantendo visibilità e soprattutto correttezza nelle informazioni ai media cartacei e online. (Sulla redazione del comunicato stampa abbiamo scritto numerosi post - basta ricercare con il motore di ricerca interno e si trovano numerosi dettagli).

Quindi, iniziamo a lavorare sulla divulgazione.

Mentre una volta in redazione si inviavano Fax, oggi il mezzo più comodo per tutti è sicuramente l'email. Facile, veloce, con la possibilità di inserire link di approfondimento è il sistema più utilizzato. Chi la riceve nella casella di posta, chi la riceve nel proprio mobile, ... l'importante è riceverla.
Per chi si accinge per la prima volta a gestire un ufficio stampa l'aspetto più ostico è il database contatti (sicuramente abbastanza scarno). Sarà necessario quindi iniziare con la creazione della propria mailing list. Una raccomandazione importante è quella di tenere aggiornato il proprio database.
Per chi non avesse un proprio database esistono strumenti e pubblicazioni che possono supportare l'inizio dell'attività, tra questi, la storica Agenda del giornalista, e un più tecnologico Mediaddress online. Questi strumenti permettono (a differenti livelli di investimento economico) di avere una base di partenza segnalando le redazioni e i vari capiredattori, prima di prendere i contatti diretti e crearsi il proprio mailing profilato.
E' consigliato comunque per ciascuna attività di ufficio stampa telefonare alle varie redazioni in modo da capire insieme al segretario di redazione l'interlocutore più adatto. Solitamente gli inviati si reperiscono attraverso questo tipo di telefonata. La telefonata dovrà essere breve, e dovrà spiegare in modo semplice ed immediato l'argomento, senza far perdere tempo e soprattutto ottenendo così il referente giusto.
A seguire si spedisce il comunicato stampa.
Con la conferma di lettura si capirà se il comunicato è arrivato a destinazione. E sarà il giornalista a ricontattare in caso di interesse.
Attenzione, anche se scrive il pezzo il giornalista non è tenuto a darne comunicazione quindi controllate sempre attraverso sistemi di monitoring: la rassegna stampa. Ottimo strumento, sempre impegnativo a livello economico è l'Eco della Stampa, altrimenti ci si può affidare a PressToday che recensisce le notizie dai giornali online. Utilizzate molto anche i motori di ricerca per capire chi ha segnalato la notizia.

Online ... web 2.0

Interazione è la parola chiave. Non più siti statici, ma siti che interagiscono con chi naviga. Una navigazione attiva e non più passiva. Una ricerca costante di informazioni in cui non solo l'utente ricerca, ma l'informazione trova chi la sta cercando.
Questo è quello di cui disponiamo per promuovere la nostra comunicazione e questo è ciò che dobbiamo analizzare per sfruttare appieno lo strumento.

In questi aspetti rientrano i blog, i forum, le chat, Facebook, Youtube, Myspace, Twitter, Gmail, Wordpress, Tripadvisor, ecc.

Per capire meglio il funzionamento dobbiamo capire meglio la filosofia: oggi rispetto al web 1.0 si ha la consapevolezza del ruolo sociale di internet, dell'importanza della condivisione e della fruizione differente del mezzo. Infatti una ricerca sul web oggi ha molto più valore rispetto ad una volta.
Cosa cambia?
Sicuramente deve cambiare e dovrà sempre più la metodologia e la consapevolezza di utilizzo dello strumento. Non copia-incolla di una pagina, ma ricerca analitica attraverso termini chiave e informazioni opportunamente selezionate. Dovranno migliorare le competenze critiche del navigatore e l'attenzione di chi poi valuta questi aspetti. Aumenterà la letteratura di settore e la visione di chi dovrà poi valutare l'operato.
Ma una cosa è certa: la condivisione, la socializzazione e le attività legate proprio al web 2.0 favoriscono la costruzione di una nuova conoscenza, quella condivisa, quella costruita dalla comunità (wiki) e quindi anche sempre più spesso alla partecipazione a gruppi specifici e quindi a competenze sempre più verticali.

A proposito di ufficio stampa online, questo ci permette di creare dei forti legami con colleghi del settore, creare sinergie, condividere quindi le informazioni e distribuirle. Pensiamo ad esempio a 8-10 addetti stampa che collaborano tra loro in differenti parti d'Italia: la diffusione della notizia sarà 8-10 volte maggiore (io distribuirò l'informazione del collega e viceversa lui mi supporterà), avrò una capacità maggiore di lavoro in termini geografici e allo stesso tempo un bagaglio di esperienza ancora più ampio.

Come si impagina un comunicato stampa?

L'impaginazione di un comunicato stampa deve essere semplice e immediata.

LUOGO - DATA

COMUNICATO STAMPA (si inserisce la dicitura in alto ben visibile)

Titolo (deve essere incisivo ma contenere le informazioni principali)

Occhiello (deve contenere le informazioni principali del testo)

Notizia sviluppata in 2.500 battute circa.


Per maggiori informazioni:
Riferimenti del referente
Nome e cognome
telefono
email
e se esiste un sito di approfondimento in cui si possono trovare maggiori informazioni